理事长办公会议制度
（一）理事长办公会议的组成人员为理事长、副理事长、秘书长、副秘书长及秘书处工作人员。
（二）下列事项必须经理事长办公会议集体讨论决定：
①章程的修改（草案）；
②需提交理事会决定的各项工作计划（草案）；
③募资方案；
④基金增值举措；
⑤奖项或参与奖项的设置与撤销；
⑥自行或参与的扶困或慰问项目的设置和撤销；
⑦年度预算外重大开支项目的审定；
⑧有关理事长、副理事长和秘书长职务的变动建议；
⑨重大管理制度（包括本规则）的拟订或修改（草案）；
⑩其它由理事们提出需要讨论的重要问题。
（三）理事长办公会议由秘书处根据本规则第二条所定内容适时报告理事长同意后，通知理事长会议组成人员参加。理事长办公会议由理事长主持。
（四）理事长办公会议必须有超过半数成员参加方可召开，所有决议或决定必须有超过半数的会议参加者同意方为有效。
（五）理事长办公会议原则上每季度召开一次，特殊情况下可临时召开。
（六）每次理事长办公会议讨论决定的事项形成纪要，经理事长审定后，发会议组成人员。
（七）本规则的执行情况在年度工作总结时一并进行检查，凡不依本规则操作而造成损失者，应追究有关人员的责任。
重大事项报告制度
1．秘书处向理事大会报告的事项：
①年度财务决算情况及来年预算草案；
②每年工作计划要点：
③基金募捐计划；
④基金投资计划；
⑤教师奖励及“园丁之家”活动方案；
⑥救助特困教师及特困学生计划；
⑦理事长和副理事长认为必须经集体研究决定的重要问题：
⑧每年报告一次工作情况。
2．上述向理事大会报告的重要事项，秘书长必须先向理事长会议报告，经理事长会议审批通过后，再向理事大会报告。
3．秘书处在工作中遇到的重要问题，由秘书长及时报告理事长。
4．秘书处工作人员在工作中遇到的重要情况和重大问题应及时向秘书长报告。
5．秘书处建立每月一次秘书处全体工作人员工作例会制度。会议由秘书长主持，认真研究贯彻落实理事大会、理事长会议、理事长和副理事长提出的工作任务和要求。正副秘书长按照分工协作的原则，分头负责实施。
6、其它重大事项须向上级报告的应向上级出具纸质报告，同意后方可实施。
秘书处工作制度
（一） 爱岗敬业，恪尽职守，依据《基金会管理条例》和《岳阳县教育基金会章程》及民间非营利组织的有关规定为理事会工作当好“参谋”。
（二）积极参加重大政治学习活动，养成良好的自学习惯，努力提高政治、业务水平。
（三）坚持以人为本，服务教育的宗旨，竭尽全力为捐资单位、个人和全县师生及教育工作者服务。
（四）严守工作纪律，按时上下班。凡是重大问题必须请示报告，个人不得随意表态。
（五）注重形象，立正做人；文明礼貌，廉洁自律；只讲奉献，不讲索取。
（六）坚持每月召开一次秘书处工作人员会议，总结上月工作情况，部署下月工作任务。
（七）注重信息收集和资料积累，建立、完善基金会工作档案，基金会的重大活动及资金募集情况都要及时在网上公布，并加强与新闻媒体的沟通。
（八）根据监事会主席的要求，提供有关资料。
（九）联动发展，经常和省以及各县、市、区教育基金会秘书处保持联系。
（十） 开拓进取，注重工作创新，不断拓展服务项目和募资渠道，做大做强基金。
秘书处会议制度
1、秘书处全体工作人员会议由秘书长主持。
2、全体工作人员每月召开一次会议，一般在每月的第一周进行，特殊情况下，可提前或推后进行。
3、会议主要内容：①传达贯彻理事大会、理事长办公会和有关会议精神；②学习有关法律、法规和文件；③研究本会工作计划和落实工作计划的措施；④听取工作人员上月工作的汇报，布置当月的工作；⑤通报上月考核及考勤情况；⑥研究其它需要提交会议研究的事项。
4、专门设立秘书处会议记录本，每次会议由秘书作好记录。
全体工作人员要认真参加每月的工作例会，重要事项应作好记录。无特殊情况，不得缺席、迟到或早退。
财务管理制度
第一条 为规范岳阳县教育基金会（以下简称基金会）财务行为，加强基金管理，提高基金使用效益，根据有关法规，制定本管理办法。
第二条 基金会财务管理的基本原则是：贯彻执行《基金会管理条例》和国家有关法律、法规和财务管理规章制度；坚持按《岳阳县教育基金会章程》的要求，搞好财务管理。
第三条 基金会财务管理的主要内容是：根据《基金会管理条例》，合理编制预算；依法多渠道筹集基金；加强核算，提高基金使用效益；建立健全财务规章制度；对基金活动进行财务控制和监督；如实反映基金会财务状况。
第四条 基金会财务收支的主要内容为：依法多渠道筹集基金；在政策规定的范围内，促进基金的增值；奖励优秀教师和教育工作者；组织优秀教师参与省、市教育基金会开展的“园丁之家”活动；救助特困教师；资助特困家庭学生；按按《基金会管理条例》规定，支付本基金会的工作工资福利和行政办公支出。
第五条 基金会的经费支出应严格执行审批制度：(1)1000元以下开支由秘书长审批；(2)1000元以上开支由理事长审批；(3)召开全县基金会会议、表彰奖励、开展《园丁之家》等活动应当有预算及相应的名册；(4)购买国家已经发行的债券、股票及投资，应当由堙事会议集体决定，并有记载作为附件；(5)购置属于固定资产类的物品，应当有保管人签名。
第六条 基金会财务管理实行会计、出纳分设制。会计不得保管银行票据、现金、有价证券；出纳不得兼做银行存款、现金日记账以外会计账本的登记工作的和保管会计档案资料。
第七条 会计的职责与任务。会计的职责主要为：进行会计核算，实行会计监督。其基本任务是：
(1)认真做好基金的记账、算账、对账等日常会计核算工作，做到凭证合法、手续完备、数字准确：
(2)妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料；
(3)根据国家财政、财务会计制度，认真进行会计监督，坚持依法照章办事，保证基金的合理使用。
第八条 出纳员的职责：
(1)认真把好基金经费收支第一关，对于涂改、伪造、仿照、重付、多付、不应付的应拒付，漏收、少收的应足额收齐；
(2)付款的原始凭证，应认真审核是否具备凭证名称、是否税务部门监制、填置日期、填置单位和填置人及单位公章，经手业务内容、品名、数量、单价和金额，审批人、经办人和保管人签名等基本内容；
(3)对已经收款或付款的原始凭证，要加盖“已收”或“已付”等字样印章，以避免重复现象；
(4)严格执行国家现金管理制度和银行缩算制度，不扩大现金使用范围（能从银行转账结算的应尽可能从银行转账结算），不坐支现金，不用白条顶抵库存现金；不利用银行账户代其他单位或个人存、取款项；
(5)不得使用未经会计编号的收款收据收款，未经批准，不得向其他单位或个人外借基金；
(6)妥善保管有关印章、空白收据、空白支票、库存现金和有价证券，要负责其安全和完整无缺。
基金会内部财务管理制度
为规范岳阳县教育基金会财务管理，规避风险，提高基金使用效益，根据有关法规，制定本制度。
一、内部财务管理的基本原则是：严格执行国务院《基金会管理条例》及有关法律法规和财务管理规章制度，坚持按《岳阳县教育基金会章程》要求，搞好财务管理。
二、基金会财务管理实行集体决策制。预算内的按年度财务支出预算执行，任何人不得无故随意更改、超预算支出。预算外的1000元以下现金交易须秘书长审批、1000元以上10000元以下现金交易须理事长审批、10000元以上须常务理事会审批后方可开支。
财务管理实行会计、出纳分设制。会计不得保管银行票据、现金、有价证券；出纳不得兼做银行存款、现金日记账以外会计账本的登记工作和会计档案资料保管。
四、贯彻落实中央八项规定。各项会务、活动及来客接待原则上在机关食堂就餐，不供应烟酒。
五、严格执行报账程序和手续。凡基金会财务行为，须有税务部门监制的正规票据，不允许有白条，不允许有采购农副产品等礼品的票据，所有票据须经工作人员签名、报秘书长、理事长签字后方可报账。
六、基金会成员不得因私在本会借款或替人担保借款。
基金募集、管理、投放暂行办法
为发展壮大教育基金，促进教育事业发展，保证基金合法安全、增值，使基金充分发挥社会效益，特制定基金募集、管理、投放、使用暂行办法。
第一条 教育基金会为地方性公募基金会，其基金的募集方法如下：
(一)募集基金的对象是党和国家机关、社会团体、企事业单位和个人；港、澳、台同胞，海外华侨；国外省外友好团体和个人以及章程中所规定的对象。
(二) 募集基金，坚持自愿的原则，捐赠的数量不限。
（三）基金会秘书处负责受理捐赠的具体业务，并将捐赠的事迹载入基金会史册。对捐赠 10万元以上的单位和 1万元以上的个人由基金会在全县性会议上颁发证书和纪念品。
第二条 教育基金受法律保护，依据湘政办函〔2001〕98号文件之规定，由基金会实行专帐、专户自行管理，专款专用。任何单位、个人不得侵占、私分、抵押和挪用基金。
第三条 基金会根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用财产；捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠，根据捐赠协议的约定办理。接受捐赠的物资无法用于符合本基金会宗旨的用途时，基金会可以依法拍卖和变卖，所得全部收入用于捐赠目的。
第四条 基金会资金（含财产）主要用于：
㈠奖励优秀教师、教育工作者、尊师重教先进集体和个人；
㈡开展优秀教师、乡村教师（含有自理能力的离退休教师）“园丁之家”活动；
㈢开展“爱烛行动”，关爱救助贫困教师，特别是边远山区的特困教师（含离退休教师），资助贫困学生。
第五条 基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出，不得低于上一年总收入的70％。本基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10％。基金会的一切开支，必须用于基金会章程规定的业务范围和基金会本身事业的发展。
第六条 基金会开展公益资助项目，应当向社会公开所开展的公益资助项目种类及其申请、评审程序。
第七条 基金会可以与受助人签订协议，约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式。基金会有权对资助的使用情况进行监督。受助人未按协议约定使用资助金或有其他违反协议情形的，本基金会有权解除资助协议。
第八条 基金会按照合法、安全、高增值的原则投放基金。基金用于增值性质的投放，要坚持民主决策，实行严格的项目论证、听证和监督程序。其过程必须连贯透明，并符合国家有关财务管理的法律、法规，确保基金的安全、增值。
第九条 财会人员每半年应向理事长办公会汇报投资收益和资金安全情况，理事长办公会应对资金安全做出评估
第十条 基金会进行年检、换届、更换法定代表人以及财产清算，应进行财务审计，并在新闻媒体上公布，接受社会公众的查询、监督。
基金会发文管理办法
1、凡是以本会名义起草或列入本会编号的文件，都必须按行文职权范围的规定和程序进行。
2、文件要一文一题，分类准确，文字简洁，符合公文要求。
3、制发文件的基本程序：文件起草后填列文件签批单一并送分管副秘书长、秘书长审改，副理事长审核，理事长签发（秘书处文件由副理事长签发，基金会文件可由理事长授权副理事长签发），再交秘书登记编号、校对、打印并发出。
4、凡列入本会编号的文件，要将发文审批单、底稿和正式文件（三份）交档案管理员存档。
5、文件承办者在文件正式打印前，要认真校对。文件打印后，仍要通阅全文，认定无误，方能发出。发文后发现校对错误，应追究校对人的责任。
印章管理制度
完善基金会的制度建设，规范工作行为，保证印章使用的严肃性，维护基金会的公益形象，特制定本办法。
第一条 印章的种类和使用范围
1、“岳阳县教育基金会”印章，代表本会履职的法定名称，主要用于发出的公文、报告、证明、证件、请柬、聘书，签订的合同、协议、责任书，填报的各类报表等。
2、“财务专用章”只能在相应的会计业务范围内使用。
第二条 印章的管理
1、基金会公章由办公室专人保管，严格管理。
2、财务专用章由会计保管，严格管理。
3、因保管不善发生印章丢失、擅自刻制印章、未经批准擅自用印或超越权限范围用印造成不良后果者，视情节追究有关人员和领导责任。
第三条 印章的使用
1、凡在正常使用范围内使用基金会公章，由理事长批准或授权副理事长批准，按印章管理规定方可办理，如发文、合同、协议等。
2、其它专用章的使用，经理事长授权后，由秘书长监督管理。
3、印章必须盖得规范、清晰、端正，严防错盖、漏盖、倒盖。
4、印章使用必须设立登记簿，及时登记每笔盖章的文件资料内容，数量，并由经办人签字。
5、当名称变更或机构撤销时，印章即行停用。停用印章须发文通知有关单位，并在通知中说明原因。
6、对暂停使用的印章由办公室封存。旧印章在更换时上交，或经理事长会议批准后销毁。
财产物资管理制度
1、本会固定资产是指使用年限在一年以上，单价在1000元以上的房屋、建筑物、运输工具和办公设备。
2、本会的固定资产和其他物资购进后应按买价分别入帐。保管员按明细登记，每年末对财产物资进行清查盘点，做到账物相符，并报盘存表。如发现人为损坏遗失，应及时报告秘书长，责成相关责任人负责赔偿。
3、本会接受捐赠的物资，应设置备查簿进行详细登记，物资的发出应逐笔登记，物资的收、发均应由经办人签字。
4、本会办公用品由采购员定期采购，采购前应按年初预算作出计划，经秘书长批准后方可采购。对于工作过程中必须购买且没有纳入年初预算计划的相关物品，坚持先报告秘书长，批准后再购买。纪念品、奖品等大宗物资的发放须造具清册，报秘书长签批。
4、物品采购，必须双人同行，不得单人采购。本着少花钱，多办事的原则，履行好职责。
5、对因工作失职，使国家和集体财产造成损失的，要追究有关领导人和经办人的责任。
工作人员职责
一、基金会理事长行使下列职权：
㈠召集和主持理事会会议；
㈡组织实施理事会决议；
㈢代表基金会签署重要文件；
㈣协调各机构开展工作；
㈤审批1000元以上的开支；
㈥章程和理事会赋予的其他职权。
二、基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作，秘书长行使下列职权：
㈠主持开展日常工作，组织实施理事会决议；
㈡组织实施基金会年度公益活动计划；
㈢拟订资金的筹集、管理和使用计划；
㈣拟订基金会的内部管理规章制度、报理事会审批；
㈤提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；
㈥提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；
㈦负责1000元以下开支的审批。
三、专干职责
㈠负责保管基金会印章、文件，做好文件的收发、催办、归档等工作；
㈡负责办公用品的采购和管理；
㈢负责接洽来人来访，并做好上传下达工作；
㈣负责资料上报工作；
㈤完成领导布置的各项工作；
㈥负责教育基金会的各种文字材料的整理、装订和保存；
㈦负责基金会有关资料的网上操作；
㈧负责办公室其他日常工作。
㈨负责所有资料的整理、归档、管理。
（五）会计职责
1、认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财经政策、财经纪律和有关财务制度；
2、按照《中华人民共和国会计法》和《民问非营利组织会计制度》设置备种台计帐薄、科目，并依法进行会计核算；
3、根据年度收支预算，控制资金使用；
4、负责填制和审核收支凭证，监督和抵制-切不符台财经政策和纪律的收支凭证；
5、及时整理财务凭证，认真清理好基金会的财务收支帐目，及时编制会计报表，季末向秘书处报告本季财务收支情况；
6、建好会计凭证、帐薄表册、财务文件，会计报表等档案、资料分季装订，年终建档，妥善保管，未经批准不得销毁；
7、会计人员调离或因故离职，应将经手会计凭证、帐册，文件资料及未了事项如实移交，并由会计主管人员负责监交；移交、接交等人均要在移交清册上签字；
8、财政、银行、审计，税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况，需抽查会计资料时，经秘书长同意后，会计人员应如实反映有关情况，提供有关资料。
（六）出纳员职责
㈠认真学习并严格遵守国家的财经政策、法规和有关的财务制度，不断提高政策和业务水平；
㈡要认真学习《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》，认真审核各份报销、支出的原始凭证，对违反财经规定的应拒绝办理；
㈢坚持原始凭证逐日登入记帐，并及时掌握银行存款数额，所有帐务必须数字准确、摘要清楚、书写工整；
㈣贯彻执行银行结算制度和货币管理制度，财务印鉴必须与会计分管，不得签发空头支票，签发一切支票须办理审批手续；
㈤严格执行安全制度，认真管理好现金、印章、空白支票、空白收据及其他有价证券，库存现金超过银行规定限额，应及时存入银行，不得转借和坐支，不得“白条”抵库，更不得贪污挪用。如违反制度造成损失，则由出纳员负责。
岳阳县教育基金会档案管理办法
（一） 总 则
1、为加强基金会档案管理，有效地保护和利用档案，维护基金会合法权益，特制订本办法。
2、本规定所称的档案是指基金会过去和现在从事业务、管理、宣传等活动中所形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、基金会指定专人负责档案管理工作。
4、档案工作由基金会秘书长统一领导，办公室负责接收、收集、整理、正卷、保管。
5、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和使用方便，逐步实现档案管理现代化。
6、整理办法：以项目特征为主，根据分类和建立的时间顺序整理。
7、借阅：需要借阅基金会档案的，一般按规定办理相关手续后在本会阅档；如遇因工作需要确须外带档案的特殊情况，需秘书长批准同意后，办理好档案外借手续，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线 等，更不能随意乱放，以免遗失。
8、应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案、文件、报表、业务记录等必须备份。
9、销毁有关档案资料须报秘书长审核，提交理事长办公会审定方可销毁；销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
10、制度监督现任部门为基金会办公室，第一责任人为指定的档案管理员：第二责任人为秘书长。
11、公文承办部门或承办人品应保证经办文件的完整（各种附件一律不准抽存），并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
l、凡本基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件）等应归档的档案资料，一律由经办人员统一收集汇总后交档案管理员，并建立备查簿进行登记。
2、基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，及时将会议的主要文件资料向档案管理员办理归档手续；
3、本基金会召开会议，由指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。
（三）归档范围
l、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型投言、会议简报、会议记录等。
2、相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料及信函等。
3、本基金会对外发文及与有关单位来往的文件。
4、本基金会的各种工作计划、总结、预决算、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、会计档案等。
5、本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料．
6、本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
7、本基金会职工劳动、工资、福利力面的文件材料。
8、本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）会计档案管理
l、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。
2、每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务主管人员保管一年，期满之后，应当由财务主管人员编制移交清册，移交办公室档案管理部门保管。出纳人员不得兼管会计档案。
4、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务和经办人员共同拆封整理。
5、由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。